Réunions et conférences téléphoniques

De nombreux cadres et employés de banques et de caisses d’épargne désespèrent de la myriade de réunions, de conférences et de discussions. On considère généralement qu’elles prennent beaucoup de temps et qu’elles ne sont pas utiles pour le travail proprement dit. Les réunions, conférences et discussions sont populaires et répandues comme outil de gestion, également auprès des banques et des caisses d’épargne mais, elles sont souvent les plus gourmandes en temps dans les entreprises parce qu’ils n’ont pratiquement aucun rapport avec le travail des participants. Néanmoins, vous devez être là pour de pures raisons de présence et de nombreux employés et même des cadres ont le sentiment que cela les éloigne de leur travail réel. Il y a souvent un manque d’efficacité.

Les conférences téléphoniques comme arme miracle

La Conférence téléphonique vous permet de faire participer plusieurs personnes à un appel sur votre téléphone mobile. Vous pouvez mettre en communication vos interlocuteurs au début de l’appel, ou ajouter des personnes à un appel déjà en cours. Depuis quelque temps, une forme particulière de réunions internes a été mise en place : Il s’agit de conférences téléphoniques. Ils sont considérés par beaucoup comme une panacée pour toute communication. Bien que cela permette de gagner du temps pour surmonter la distance, les temps d’appel purs augmentent de plus en plus. Le type de téléphone utilisé peut varier, mais une audioconférence comprend généralement des participants qui utilisent des téléphones filaires portables comme ceux du bureau ou de la maison d’une personne, des haut-parleurs de salle de conférence pouvant être partagés par plusieurs personnes ou des téléphones cellulaires ou mobiles individuels. La conférence audio est parfois appelée téléconférence et signifie traditionnellement l’utilisation d’un instrument téléphonique pour organiser une réunion d’affaires. Les téléphones sont largement accessibles et fournissent généralement une méthode simple pour que les participants à une réunion puissent participer à une session de conférence. À quelques exceptions près, les utilisateurs de téléphones peuvent facilement utiliser leur téléphone et se connecter à des emplacements à l’intérieur et à l’extérieur de leur domicile et de leur bureau. Cela rend les téléconférences, comme on les appelle parfois, rapides, faciles et généralement largement accessibles aux participants. En conséquence, les cadres et les employés restent assis en conférence téléphonique pendant de nombreuses heures et ne sont plus disponibles pour les choses vraiment importantes. 

La part des réunions est en corrélation avec la taille de l’entreprise

Ce n’est certainement pas une coïncidence si la proportion de réunions augmente avec la taille et l’internationalité de l’entreprise. Il existe des entreprises qui ont une véritable culture de la réunion, avec à leur tête une sorte de hiérarchie de la réunion. Ils envoient un calendrier des réunions au début de chaque année. Dans ce calendrier, les dates au plus haut niveau de l’entreprise sont d’abord annoncées. Cela signifie généralement que la direction se rend deux à quatre fois par an en avion depuis différents pays pour examiner les différentes unités. Ces réunions d’examen doivent bien entendu être préparées et déboucher sur des réunions de coordination et de préparation internes. Elles sont suivies des réunions les plus importantes au niveau national. Il s’agit notamment des réunions de gestion, des réunions de division et des réunions fonctionnelles. Des réunions de départements et de groupes suivent à la fin. Bien entendu, les conférences téléphoniques supplémentaires, qui sont généralement programmées à court terme et qui sont probablement les plus grandes pertes de temps, ne sont pas incluses dans un tel calendrier de réunions. Bien sûr, les gens parlent, se répètent et le décideur c’est-à-dire le patron n’est pas là. La plupart du temps, les réunions sont mal ou pas du tout préparées, elles sont menées de façon maladroite ou ne servent que de garde-fou interne.

Culture de la sécurité intérieure

La culture de la sécurité intérieure, en particulier, est très répandue dans les organisations hiérarchiques. Une telle culture conduit au fait que de nombreux cadres et employés responsables passent beaucoup plus de temps dans les réunions internes de sauvegarde que sur le site du client. Ce n’est pas un hasard si les entreprises qui ont atteint une certaine taille ont l’impression qu’elles peuvent se débrouiller seules, c’est-à-dire sans relations extérieures. Les téléphones peuvent varier considérablement dans leur capacité à produire un son clair et intelligible. Par exemple, la qualité de l’audio produit par un téléphone cellulaire peut être très différente de la qualité de l’audio produit à partir d’un haut-parleur de salle de conférence. Le degré variable de qualité audio introduit dans une conférence audio par les appelants peut affecter négativement la réunion globale. Dans certains cas, le bruit induit par les participants à la conférence audio de la plus basse qualité peut être si important qu’il peut perturber tous les participants à l’appel. Votre rapporteur insiste sur le fait que l’accroissement des crédits consacrés aux forces de sécurité intérieure implique que tout soit mis en oeuvre pour les dépenser de la manière la plus efficiente possible. Il encourage donc vivement le ministère de l’intérieur, de la sécurité intérieure et des libertés locales à réformer ses méthodes de gestion, en rappelant que la mise en oeuvre du projet informatique interministériel, dont le ministère de l’intérieur est le pilote, permettra une simplification du traitement de la dépense. Ce système permettra également, à terme, la mise en oeuvre d’une comptabilité analytique, donnant ainsi des indications précieuses quant à l’emploi des moyens et le coût des différentes missions assignées aux forces de sécurité intérieure, afin de constituer un outil de pilotage performant pour les gestionnaires.

La culture de l’erreur favorise l’agilité

En tout état de cause, les rendez-vous qui servent la propre réputation de l’entreprise sont souvent pris beaucoup plus au sérieux que les rendez-vous avec les clients. Les organisations agiles sont moins susceptibles de prendre ce risque, car elles ont généralement une culture complètement différente. On fait confiance aux employés et la possibilité d’échec est accordée à chaque employé à tout moment. Les erreurs ne sont pas considérées comme une interruption de carrière, mais comme une opportunité de développement. La notion d’autonomie dans les équipes auto-organisées est devenue un enjeu majeur pour le management, la favoriser et la développer est devenu la priorité des coachs agiles. Dans les équipes agiles, on favorise le développement de la responsabilité. L’acceptation de l’erreur, la culture du risque mesuré et la sensibilisation à la notion de création de valeur sont des points importants. Prendre du plaisir au travail et s’amuser ainsi que célébrer les succès sont des choses importantes pour maintenir une bonne ambiance et créer de la cohésion et de la motivation. Dans l’agilité, le fun est une tradition qui se perpétue et se rapproche de l’aspect ludique de l’apprentissage naturel. Dans les équipes agiles ont fait tout pour grandir et cela passe par le jeu. Le développement de la confiance individuelle et collective est une des bases de l’agilité. Par défaut, on fait confiance dans les évaluations données, dans la capacité à s’auto-gérer et dans la capacité à s’auto-déterminer ainsi que dans la capacité à s’améliorer techniquement et humainement.