Comment planifier les éléments de communication pendant votre événement ?

Comment planifier les éléments de communication pendant votre événement

Pendant un événement professionnel, il est important que vous prépariez les éléments qui vont porter la marque de votre structure pour tous les visiteurs. Voyez ci-dessous les différents éléments qui peuvent contribuer à votre communication.

Badges et autocollants

Les badges d’événements aident à la sécurité et à l’identification des participants. Sinon, des autocollants affichant le prénom, le nom et le rôle du participant feront l’affaire. Ils permettent l’identification, tout en permettant la socialisation entre les participants.

Programme de l’événement et brochure

Le programme de l’événement et la brochure sont deux éléments souvent oubliés par manque de temps, mais qui importent dans la perception de votre marque. D’une part, ils permettent au participant de se sentir intégré à votre projet, et d’autre part, ils lui permettent de tirer le meilleur parti de l’événement lui-même et des informations que vous souhaitez partager sur votre organisation. Ces matériaux personnalisés sont faciles à créer et ajouteront une touche humaine à votre marque !

Diaporama

Votre matériel de présentation doit être impeccable. Les photos et vidéos doivent être de haute qualité. Si ce n’est pas le cas, à moins que cela ne soit absolument nécessaire, envisagez de supprimer le contenu sous-optimal. La palette de couleurs et la typographie du document doivent bien entendu refléter votre marque. Et surtout, nous vous conseillons de sauvegarder votre présentation sur plusieurs supports (clé USB, disque dur, etc.), afin d’éviter tout événement malheureux inattendu.

Vidéos en direct

La diffusion d’un événement en direct ne nécessite plus d’investissements et d’équipements importants. Aujourd’hui, un trépied et un smartphone suffisent pour retransmettre en direct un événement, en partie ou en totalité. Pensez à filmer les participants ainsi que les intervenants et essayez de montrer l’atmosphère et l’énergie du lieu sur vos réseaux sociaux. Cela vous permettra de gagner en visibilité et d’encourager l’engagement (likes, commentaires, etc.). Plus tard, ce contenu peut même être ajouté à votre site Web, pour soutenir votre narration et votre authenticité.

Signalisation

À la fois outil d’orientation et de divertissement, la signalétique est de plus en plus intégrée dans les paysages événementiels, en signe, sur écran ou au sol.

La signalisation utilise la conception pour compléter les informations de base avec des éléments pratiques. Ainsi, il doit indiquer, entre autres :

Les différentes entrées et sorties ;

Où obtenir des badges et des informations ;

Les toilettes ;

Où trouver de la nourriture et des boissons ;

Les différentes salles d’événements et intervenants ;

Les zones de marchandises.

Les sacs à goodies

Les sacs à goodies contiennent généralement des articles publicitaires distribués par une marque ou une entreprise. Son impact est d’autant plus marqué par le fait qu’il entre dans la maison du destinataire, sans parler du plaisir qu’il apporte. Très peu coûteux à mettre en place, il génère un taux de mémorisation élevé de la part du public auquel il est proposé, ce qui en fait l’allié parfait de tous les événements.

Bouteille d’eau, sac fourre-tout, tasse, gadget, graines à cultiver, carnet, stylo, porte-clés, t-shirt, etc., vous avez de nombreuses options. Vous pouvez choisir de concevoir vous-même les goodies ou demander à un partenaire, qui bénéficiera à son tour de la participation ou de l’exposition à votre événement.

Cartes de visite

Le succès d’un événement se mesure également au nombre de cartes de visite échangées. La mise à jour de votre carte est une exigence majeure. A remettre en personne, déposé sur une table bien en vue lors de votre présentation, sur le comptoir de l’aire de restauration ou dans un point de vente, à vous de choisir ce qui vous convient le mieux !

Communiquez après l’événement

Si la durée de vie d’un événement physique est limitée, il existe mille et une façons de le faire durer dans le temps :

En envoyant un mail de remerciement à chacun des participants avec, idéalement, la ou les photos sur lesquelles ils apparaissent ;

En partageant des photos et des vidéos sur vos réseaux sociaux ;

En rédigeant un article sur le blog de votre entreprise résumant les temps forts de l’événement ;

En reprenant contact avec les personnes qui vous ont le plus impressionné, pour un éventuel partenariat.