Créez facilement des supports de communication pour votre événement

Créez facilement des supports de communication pour votre événement

Pour garder votre événement au premier plan de l’esprit de vos participants, vous devez créer une cohérence entre les thèmes abordés et l’expérience visuelle. Si ces deux éléments sont coordonnés, votre message aura un plus grand impact – et c’est ce qui fait un événement réussi ! Utilisé de la bonne manière, le design peut améliorer la mémorisation des messages. Que vous soyez professionnel ou débutant dans le domaine, vous verrez qu’il existe une manière très simple d’utiliser le design pour améliorer la perception visuelle de votre événement.

Un bon design ne suffit pas pour lancer votre événement. Vous aurez également besoin d’un bon outil de marketing par e-mail connecté à votre système d’inscription aux événements, afin d’envoyer le bon message à la bonne personne.

Voici toutes les étapes à suivre pour assurer le succès de la communication visuelle de votre événement.

  1. Créez un calendrier

Vous avez constitué votre équipe et décidé de la nature de votre événement, il ne vous reste plus qu’à y arriver. Communication et planification d’événements peuvent tous deux être inclus dans un document préliminaire : le calendrier.

L’horaire de l’événement est à utiliser comme un guide qui vous sera utile du début à la fin, que ce soit en format papier et / ou numérique. Outil de gestion précieux, il répertorie les tâches planifiées et les actions réalisées dans un calendrier que vous avez créé. Pour chaque étape du projet, vous pouvez identifier les ressources financières et logistiques, ainsi que la personne en charge de la tâche. Véritable clé d’anticipation, votre planning permet de limiter les imprévus et de piloter votre événement de A à Z !

  1. Mettez à jour votre kit média

Si plusieurs éléments non verbaux jouent un rôle important dans l’impact qu’aura votre campagne de communication, l’aspect visuel reste le plus significatif. La portée d’un événement repose sur deux éléments de base : la vision et l’exposition. Le premier définit votre approche sociale et votre esprit professionnel, le second définit la manière dont vous interagissez avec le public. La cohérence entre la vision et l’exposition est donc essentielle pour transmettre un message authentique – et cette cohérence est basée sur l’atmosphère visuelle de votre kit média.

Une fois que vous avez un planning, il est temps de mettre à jour vos informations et éléments de communication.

Site Internet

Un événement signifie des personnes intéressées et de nouvelles personnes visitant votre site Web. Vérifiez qu’elle est à jour : les bannières publicitaires sont-elles à jour, les liens vers vos réseaux sociaux fonctionnent-ils toujours, les photos / vidéos sont-elles de bonne qualité ? Le site Web est votre fenêtre sur le monde, alors assurez-vous que les éléments et les informations sont optimisés.

Signature e-mail

Le courrier électronique est le moyen le plus pratique de communiquer avec vos clients et partenaires et il est d’autant plus pertinent par une signature bien conçue et informative. Vérifiez que le logo de votre entreprise est bien visible et n’hésitez pas à mentionner l’événement dans votre signature de courrier électronique – cela montre votre implication et stimule l’intérêt pour l’événement en l’affichant comme un jalon attendu par beaucoup !

Médias numériques : groupes et médias sociaux

Que ce soit Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn ou Meetup, utilisez-les pour taquiner votre événement ! Soit en montrant les différentes étapes de l’organisation de l’événement, soit simplement en diffusant l’image de votre événement simultanément sur tous vos réseaux. Pour gagner du temps, vous devez utiliser des outils de réglage d’image automatisés pour éviter d’avoir à créer un contenu spécial pour chaque plate-forme.

Sur Canva, la fonction de « redimensionnement » vous permet de convertir tout type de document à la taille optimale pour les plateformes de médias sociaux en un seul clic. Par exemple, si vous avez créé une image au format « Couverture d’événement », cochez simplement « Publication Instagram » et / ou « flyer » pour redimensionner automatiquement l’image sans avoir à retravailler et réajuster le design. Pratique !

Documents imprimés : affiches, dépliants, autocollants, etc.

En ce qui concerne la communication de votre événement, les supports publicitaires traditionnels restent performants lorsqu’ils sont associés aux supports numériques mentionnés ci-dessus. Ici, tous les éléments doivent être faciles à lire car, contrairement aux réseaux sociaux, vous ne pouvez pas donner plus de détails dans un message ou un commentaire.

Ainsi, le logo, le nom de l’événement, les noms des invités et toute information pratique doivent être affichés de manière claire et concise. L’outil « redimensionner » est également très utile ici car il permet d’obtenir sans effort une cohérence complète entre les matériaux choisis.

Plateforme de billetterie

La billetterie est la clé de tout événement. En plus de servir de pass d’accès, c’est le premier véritable indicateur de l’ambiance visuelle de votre événement. Plusieurs outils de conception de billetterie existent. Sur Weezevent, il est très simple de créer un modèle de ticket personnalisé en quelques clics !