7 conseils pour organiser un salon professionnel

7 conseils pour organiser un salon

Organiser un salon professionnel est une aventure passionnante, mais cela peut aussi être difficile si vous n’avez pas les compétences requises en matière de planification d’événements. Sans une bonne planification, des ressources suffisantes et une gestion proactive, votre événement professionnel peut devenir un cauchemar opérationnel et marketing pour vous, vos partenaires et des participants.

Pour les entreprises participant à votre salon, cet événement est une réelle opportunité de communiquer, d’exposer et de vendre leurs produits et surtout leur marque, de créer de nouveaux partenariats et d’entrer en contact avec des clients potentiels ou existants. Les entreprises et les participants attendent beaucoup de vous en termes de planification et de gestion de ce type d’événement.

Voici nos 7 conseils pour organiser un salon réussi et en faire une réussite totale !

  1. Planifiez bien à l’avance

Vous devez vous abstenir de vous lancer immédiatement dans l’organisation du salon, car cela peut vous conduire à oublier des détails critiques qui seront essentiels au bon déroulement de votre événement professionnel. La planification et l’élaboration d’un plan d’action bien à l’avance augmenteront considérablement vos chances de succès. Ce que nous voulons dire, c’est qu’avant de mettre en mouvement l’organisation de l’émission elle-même, vous devez vous donner suffisamment de temps pour :

Fixez les objectifs du salon

Évaluez le potentiel de votre événement

Établissez un budget, même approximatif

Rédigez vos spécifications

Développer un plan marketing

Identifier les lieux potentiels pour l’événement

Faites une estimation de vos besoins en termes d’équipement, de personnel, etc.

  1. Trouvez un lieu qui convient à la fois à vous et aux participants

Le choix de l’emplacement d’un salon est d’une importance primordiale. Vous devez tenir compte non seulement de vos propres besoins, mais surtout de ceux des participants à l’émission. L’adéquation de l’emplacement compte beaucoup : la ville choisie attirera-t-elle le plus grand nombre de participants ? Est-il facilement accessible pour le type de participants qui, selon vous, y assisteront ? À ce stade, vous devez prendre en compte l’attractivité et l’accessibilité de la ville ou la ville de votre choix (pensez à la présence d’options de transport appropriés, en particulier si les participants peuvent être à venir de loin), mais aussi les conditions météorologiques.

De même, la commodité d’accès au site lui-même est très importante : y a-t-il plusieurs entrées, places de parking, accès pour fauteuils roulants, sorties de secours, suffisamment d’espace pour circuler en toute sécurité, assez d’espace pour tous les stands ? Le nombre de participants attendus est également important et doit vous guider dans votre recherche du lieu idéal : votre salon est-il petit, moyen ou grand ? Les lieux tels que les salles de réunion, les centres culturels et les salles de conférence des hôtels conviennent généralement aux salons de petite et moyenne taille – pour les grands salons, il est généralement nécessaire d’opter pour des lieux plus grands tels que des salles de conférence ou des centres d’exposition.

  1. Choisir une date qui n’entrera pas en conflit avec d’autres événements importants

Tout comme le choix du lieu, le choix de la date du salon n’est pas une mince affaire. Vous devez absolument éviter d’organiser votre salon en même temps que tout autre événement important pour vos catégories de participants (entreprises, sponsors, participants). Ces événements importants pourraient être des fêtes ainsi que d’autres spectacles. Cependant, il est parfois intéressant d’organiser votre salon à la même date / période que ces autres événements importants si – et seulement si – vous pouvez et voulez utiliser le trafic généré par ces autres événements !

  1. Recherche de sponsors / partenaires

Les sponsors sont essentiels à la promotion et au succès d’événements professionnels comme les salons professionnels. Il est donc important de trouver soit plusieurs partenaires ou un commanditaire principal. Ils doivent avoir une vaste expérience dans votre secteur cible et être considérés comme de véritables experts par les participants à l’émission. Pour que chaque partie puisse bénéficier de ce partenariat, pensez à mettre en place un contrat de type commercial, où votre partenaire vous donnera des conseils marketing, un accès aux bases de données clients, des espaces d’affichage, etc. en échange d’une grande visibilité et de services gratuits avant, pendant et après la montrer.

  1. Faites le bon choix en termes de déploiement de votre plan marketing

Nous parlons ici de la promotion de votre salon, dont une partie est déjà prise en charge par vos sponsors. En dehors de parrainage, en matière de promotion traditionnelle pour ce type d’événement professionnel, vous devez faire la commercialisation à droite et choix organisationnels. Les principaux choix à faire à ce stade concernent la vente de billets et de kiosques aux participants et aux membres du public. Pour ce faire, nous vous conseillons d’utiliser divers outils et canaux tels que les appels à froid, les publicités par e-mail, les affiches et les médias sociaux – en vous assurant toujours de diriger votre message vers votre public cible pour le salon.

Optez pour une solution de billetterie / inscription en ligne

Pour la vente de vos billets, vous devriez opter pour une plateforme d’inscription ou une solution de billetterie en ligne, comme celle de Weezevent, pour faciliter la gestion de l’événement. Notre solution de billetterie s’intègre directement sur le site de votre salon, met à votre disposition un mini site de vente le cas échéant, et vous permet également d’envoyer directement des rappels aux participants ainsi que d’envoyer vos invitations et laissez-passer.

Optez pour une solution de contrôle d’accès et de dématérialisation des paiements

De même, pour vous assurer que vos transactions sont sécurisées et éviter les fraudes, vous devez opter pour une solution de contrôle d’accès des participants à la porte le jour du salon, voire un système de dématérialisation des paiements. Cette dernière solution vous permet par exemple de contrôler et de gérer toutes les transactions liées à vos kiosques de merchandising, vos food-trucks et vos bars.

Prévoyez d’avoir du matériel marketing sur place

De plus, il est important de créer du matériel marketing comme des bannières, des panneaux de direction ou des dépliants pour booster la promotion de votre événement. N’hésitez pas à externaliser cette tâche si vous ne souhaitez pas recruter de personnel pour cela.

  1. Planifiez les divertissements, la nourriture et les boissons

Les divertissements, la nourriture et les boissons sont importants et font partie intégrante de tout bon salon professionnel. Le divertissement rehaussera le niveau d’enthousiasme des visiteurs et des entreprises participant au salon. En ce qui concerne la nourriture et les boissons, vos participants auront besoin de retrouver de l’énergie et d’étancher leur soif. Vous pouvez également fournir de la nourriture à emporter au personnel du stand qui est souvent incapable de quitter son poste pendant l’événement.

  1. Suivi après le salon

Lors de l’organisation d’événements professionnels, il est primordial pour vous de réaliser un suivi complet de vos participants et partenaires après le salon. Cela permet de maintenir une relation positive et de renforcer la confiance avec ces parties prenantes, ce qui est très important pour les prochains événements que vous pourriez organiser. N’hésitez pas à demander à ces participants un retour d’expérience sur l’organisation et leur expérience afin d’améliorer vos futures éditions.

Quoi qu’il en soit, tout au long du processus d’organisation, vous devez faire attention aux détails, faire un plan B pour tout et toujours vous assurer que vos choix offriront une expérience unique aux participants et les aideront à atteindre leurs objectifs pour assister à vos salons professionnels.