Trouver le bon pour un événement d’entreprise n'est pas qu'une question de capacité et de budget. Cela va beaucoup plus loin. Surtout si vous voulez que le lieu ajoute un plus à l'événement. Sans surprise, le choix du « lieu de réception » est l'une des décisions les plus stratégiques lors de l'organisation d'un événement.
Voici nos 10 conseils pour vous aider à définir au maximum vos besoins et à trouver les lieux qui correspondent le mieux à vos événements d’entreprises.
1. L'emplacement
En centre-ville ou en périphérie. Près de l'aéroport ou de la gare principale de la ville. Peut-être perdu dans la nature.
Tant pour la commodité du participant que pour la signification conceptuelle de l'action, vous devez prendre en compte le lieu où vous souhaitez organiser votre événement.
Si les participants doivent arriver par leurs propres moyens, facilitez-leur la tâche et faites-le dans un endroit bien desservi par les transports en commun et / ou où il est facile de se garer.
Dans le cas d'un événement haut de gamme, vous pouvez vous charger de la logistique pour vos invités, en leur envoyant des chauffeurs par exemple, cela apportera un standing particulier à votre événement. Cependant, en règle général, si vous n'êtes pas habitué à organiser des
événements d'entreprise et que vous souhaitez un événement de standing, nous vous conseillons de faire appel à une
agence événementielle haut de gamme, qui connaîtra les codes en vigueur.
2. La capacité d’accueil
Choisir un espace dont la taille correspond au nombre de participants semble logique. Cependant, il n'est pas rare que des événements soient organisés dans de grands espaces pour un petit groupe d'invités.
Ainsi, en plus de gaspiller une partie du budget dans des mètres carrés dont personne ne va profiter, la sensation de vide et de froid peut être désagréable.
A contrario, parfois, le nombre d'invités est ajusté excessivement à la capacité du lieu sans tenir compte du fait que des confirmations de dernière minute peuvent s’ajouter, entraînant un dépassement de la capacité et un effet « boite de sardines ».
Pour cette raison, il est conseillé de toujours laisser une certaine marge entre le nombre maximum d'invités et la capacité maximum des locaux.
3. À l'intérieur ou à l'extérieur ?
Organiser un
événement d'entreprise à l’extérieur est quelque chose de très agréable quand il fait beau. Mais c’est, en revanche, difficile à prévoir longtemps à l'avance.
Par conséquent, si votre première option est de l'organiser à l'extérieur, il vous faudra toujours avoir une alternative à l’intérieur en cas de changement de temps.
Il convient également de tenir compte du fait qu'en général, un espace clos dispose de certaines installations pour assembler et démonter des structures et des équipements techniques. Des conforts que vous trouverez difficilement à l’extérieur.
4. Salles adjacentes / espace modulable
Avoir des espaces ou des salles adjacentes est particulièrement utile lorsque vous voulez créer différents environnements au sein de l'événement ou développer des activités séparées.
Ces espaces secondaires doivent être bien connectés avec le lieu principal pour que la circulation entre eux soit facile. Un aspect que l'on peut faciliter encore plus avec une signalétique adaptée.
En cas de grand open-space, vous avez aussi la possibilité de le moduler à volonté à travers des panneaux, créant ainsi votre propre espace personnalisé.
5. Matériel et services supplémentaires
Idéalement, vous demanderez un inventaire des
éléments techniques dont vous pouvez disposer. En fonction de l'événement, vous aurez besoin de
systèmes audiovisuels et sonores (vérification auprès d'un professionnel de leur bon état), points d'accrochage, branchements d'eau et d'électricité…
6. Le style ou thème du lieu
Les éléments architecturaux typiques du lieu, sa décoration, ses matériaux de construction ou sa répartition des salles sont des facteurs que l'on peut utiliser et avec lesquels on peut (doit) jouer pour créer le bon environnement, selon le thème de l'événement.
C'est l'occasion de valoriser l'aspect créatif de l'événement, en donnant plus d'importance et de valeur au message que nous voulons transmettre par l'action.
7. Personnalisation du lieu
Une question souvent négligée et qui peut rendre la collaboration difficile est la possibilité de personnaliser l'espace.
Pour éviter les malentendus avec le lieu, il est important de préciser dans le
contrat dès le départ quelles zones et quels meubles on peut «toucher», décorer, enlever et mettre à notre guise, et quelles zones sont protégées.
8. Temps d'installation et de démontage
C'est généralement un facteur négociable avec le lieu. Parfois, cependant, un timing très serré est imposé, car les événements et les clients peuvent s’enchaîner.
Dans ces situations, ajustez vos temps de montage au maximum, mais ne prenez pas de risques. Si vous pensez que vous êtes très serré sur les temps d'installation, vous avez deux solutions : soit augmenter les effectifs, soit opter directement pour un autre espace.
9. Partage du lieu ou exclusivité ?
Certains lieux mettent à la location plusieurs salles simultanément. Une signalisation spécifique fournira à vos participants des informations claires pour qu’ils sachent où se rendre.
En revanche, si vous voulez être l’unique occupant des lieux, vous devez conclure un accord d’exclusivité qui augmentera considérablement le prix mais aussi l'expérience que vous offrirez à vos participants.
10. Le prix
C'est probablement, avec la capacité, l'un des premiers facteurs à prendre en compte lors de la sélection d’un lieu pour un
événement d’entreprise.
Gardez à l’esprit que le standing du lieu jouera pour beaucoup sur le standing de votre événement.
