Comment trouver le lieu idéal pour organiser un événement ?

Est-ce l’endroit idéal ? Non. Les événements sont trop variés pour qu’un seul espace puisse répondre à tous les besoins. Mais il existe un lieu idéal pour vous, pour votre événement, pour vos invités. Le plus difficile, lorsqu’on organise une conférence ou une réunion d’affaires, un salon professionnel ou un team building, est de trouver le bon espace. Les facteurs en jeu sont si nombreux que même la plus simple des listes de contrôle des organisateurs d’événements pourrait effrayer les non-initiés. Notre expérience nous a amenés à travailler avec de nombreux sites en Italie et à l’étranger et à construire un vaste réseau de contacts, afin de toujours trouver la solution la plus appropriée pour tous nos clients. Dans ce billet, nous allons essayer de vous donner quelques indications utiles et pratiques pour reconnaître le lieu idéal, celui qui fera de votre événement un succès inoubliable.

La perfection est relative : que recherchez-vous ?

Avant de chercher le lieu idéal, vous devez avoir une idée très claire du type d’événement que vous avez l’intention d’organiser. Combien de participants sont attendus ? Que devront-ils faire ? Feront-ils toujours plus ou moins la même activité dans le même espace ou seront-ils divisés en groupes ? Combien de temps durera l’événement et quand aura-t-il lieu ? Quels types d’installations et d’équipements seront nécessaires ? Voici quelques exemples pratiques. Si vous organisez une exposition, vous devrez chercher un espace qui vous permette de mettre en valeur les œuvres, en laissant suffisamment d’espace pour que les visiteurs puissent circuler. L’espace doit être suffisamment grand pour ne pas créer un effet chaotique, mais pas au point de risquer de paraître vide, donnant l’impression que l’exposition n’a pas été un succès. Si vous souhaitez organiser une conférence d’entreprise, vous connaissez déjà le nombre de participants et donc le nombre de places dont vous avez besoin : il vous suffit de sélectionner les salles de conférence de taille appropriée, de vérifier lesquelles sont disponibles aux dates qui vous intéressent et d’équilibrer ensuite les coûts et les services. Si vous organisez un salon professionnel avec plusieurs réunions et conférences, peut-être en même temps, vous devrez non seulement vous préoccuper du fait que le lieu dispose de plus de salles, mais aussi du fait qu’elles soient suffisamment éloignées les unes des autres ou suffisamment insonorisées pour éviter que les événements ne se perturbent mutuellement.

Le lieu parfait est une question d’atmosphère… mais pas seulement

En dehors de toutes les caractéristiques que peut avoir un lieu d’événement, l’atmosphère est la plus difficile à atteindre pour ceux qui gèrent le lieu, mais la plus facile à reconnaître pour ceux qui le visitent. Lorsque vous explorez un lieu pour la première fois, prenez un moment pour ne pas penser à la liste de contrôle et regardez autour de vous : quelle émotion l’espace dans lequel vous vous trouvez vous communique-t-il ? Vos invités se sentiraient-ils chez eux dans cet espace ? Se sentiraient-ils intimidés par le faste et les formalités excessives ? Seraient-ils déçus par un style trop rustique et pas assez élégant ? Imaginez que vous entrez dans cet espace en tant que visiteur, pour votre événement : vous sentez-vous à l’aise ? Êtes-vous dans l’endroit idéal ? Habituellement, la première réponse, celle du « ventre », est la bonne. La mauvaise nouvelle est que c’est le seul cas où vous pouvez vous permettre d’utiliser votre instinct et non votre tête, car, comme le dit l’adage, le diable est dans les détails. Par exemple, le plus beau des lieux ne fera pas le bonheur des invités d’une foire s’il n’y a pas un wifi puissant et fiable. Et le luxe le plus débridé ne fera pas un endroit parfait pour une conférence, s’il n’y a pas de système audio-vidéo adapté pour organiser une présentation. De plus, un bel emplacement pourrait se transformer en cauchemar logistique si vos installations sont trop encombrantes pour les entrées disponibles.

Réduire les options

Lorsque vous cherchez l’emplacement idéal, vous devez également vous rappeler que vous recherchez un emplacement « possible ». Inutile de perdre du temps avec des lieux qui sont trop hors de votre budget ou dont la disponibilité des dates ne correspond pas à vos besoins. C’est pourquoi il est bon de passer par l’exclusion, afin de ne pas avoir à choisir entre plusieurs options. Commencez par identifier toutes les places avec la taille dont vous avez besoin et vérifiez leur disponibilité. Parmi les espaces de la bonne taille qui sont encore réservables dans la période qui vous intéresse, se cache votre emplacement idéal. Une fois ce premier écrémage effectué, concentrez-vous sur les services essentiels (audio, vidéo, wifi, garde-robe, check in ou check out, etc.) et éliminez les espaces qui n’offrent pas tout ce dont vous avez besoin. Ne sous-estimez pas l’importance de l’accessibilité : un lieu doit être facile d’accès, disposer d’un vaste parking si les clients se déplacent en voiture, de bonnes connexions avec les transports publics ou de services de navette depuis les gares, les aéroports et les hôtels. Il est également de plus en plus important de veiller à ce qu’il n’y ait pas de barrières architecturales. Une fois ces conditions remplies, vous pouvez commencer à négocier des lieux pour obtenir une bonne offre, évaluer les services supplémentaires qui vous sont proposés, considérer l’atmosphère.