Qu’est-ce qui vous vient à l’esprit quand on parle d’organisation d’événements ? Il n’est pas improbable que les premières images qui viennent à l’esprit soient celles de dîners de gala, de cérémonies de tapis rouge, de salles de conférences dans des hôtels de luxe et de fêtes exclusives. Bien sûr, toutes ces choses ont leur place dans le métier d’organisateur d’événements, mais la réalité quotidienne de ceux qui travaillent dans ce métier est souvent très différente. Les défis les plus passionnants sont souvent ceux qui nécessitent d’organiser des événements dans des lieux qui ne sont pas conçus pour les accueillir, ou d’obtenir des résultats exceptionnels avec des budgets limités.
1. Le lieu
Comment organiser un événement dans un lieu qui n’a pas été conçu à cet effet ? Vous savez qu’il fallait repartir de zéro, en commençant par un espace nu, essentiellement extérieur. Cela signifie que lors de la planification du budget, vous avez également dû prendre en compte les éléments que les lieux traditionnels fournissent, tels que la scène, l’éclairage et le système de son. Le client a trouvé le divertissement musical, en engageant un pianiste, un chanteur et un groupe. Il faut toujours envisager a toujours fourni une structure de traction à utiliser en cas de pluie. Le bon organisateur d’événements sait qu’avoir un « piano B » est la meilleure façon de ne pas en avoir besoin. Une fois les besoins de base satisfaits, vous devez également vous occuper des éléments qui caractérisent un événement d’entreprise de cette taille, comme la restauration et l’embauche d’une équipe de techniciens. Votre emplacement, à cette occasion, manquait aussi décidément d’un point de vue panoramique. Les installations industrielles elles-mêmes ne sont pas particulièrement attrayantes, et une structure de ce type en particulier ne se prête pas à l’accueil d’un événement social. Pour résoudre ce problème vous devez travailler principalement avec des lumières et des couleurs. Une utilisation judicieuse de la lumière, si nécessaire, peut suffire à créer une atmosphère et un impact visuel en l’absence d’autres éléments. Il faut également veiller à ce que la restauration soit organisée selon un schéma visuel précis, pour en faire un élément décoratif à part entière.
2. Le budget
Moins le lieu offre de service pour les événements, plus vous devez être prudent dans la gestion de votre budget lorsque vous en organisez un. Votre objectif était de faire en sorte que toute la logistique, les matériaux, les équipements et les machines soient disponibles dans un budget limité sans sacrifier la qualité. Or, aussi intelligent et compétent que soit un organisateur d’événements, il n’y a qu’une seule façon d’obtenir un tel résultat d’expérience. Les fournisseurs proposent généralement différents niveaux de service en fonction du prix, et vous devez disposer d’un très vaste réseau de contacts pour obtenir des offres vraiment abordables pour des services et des matériaux de haute qualité. Votre réseau de contacts est le résultat d’années d’expérience dans le secteur des événements d’entreprise, et il vous permet de trouver les meilleurs fournisseurs pour tout type de service. Une fois, la bonne équipe constituée, le rôle de l’organisateur de l’événement deviennent avant tout managériaux. Il s’agit de coordonner les efforts et les différentes activités, afin que chaque aspect soit pris en charge dans le détail.
3. L’attention à la personne : le secret d’un bon organisateur d’événements
Si vous devez identifier le véritable secret d’un bon organisateur d’événements, ce serait certainement la capacité à accorder la bonne attention aux personnes. Des orateurs aux invités, du client aux animateurs, chacun doit être écouté et ses besoins doivent être reconnus et satisfaits. Si vous accordez l’attention nécessaire à cet aspect, vous pouvez être sûr que l’expérience globale de l’événement sera positive. Vos intervenants à cette occasion étaient les PDG et les directeurs des deux entreprises et quelques représentants des institutions locales. Le public était principalement composé de collègues et d’employés des orateurs. Vous avez offert le même niveau d’hospitalité à tout le monde et votre personnel a travaillé sans relâche pour offrir à chacun un accueil approprié et une expérience enrichissante et agréable. Trouvez dès maintenant le lieu idéal pour votre prochain événement !